Contenido actualizado en noviembre de 2023
Algunos emprendedores que desean ampliar su empresa, pueden tener dudas sobre cómo hacer el control de la contabilidad y ventas. Así que, te adelantamos que una de las formas para poder ejercer ese control es a través de un Invoice. Pero, ¿qué es el invoice? o ¿cómo emitir una invoice? Pues el Invoice es un documento usado para facturar ventas. Debes saber cómo es hecho en su emisión y para qué sirve, si quieres llevar tu negocio a los Estados Unidos. Seguro que ahora puedes tener muchas dudas sobre el tema, pero vamos a responderlas a continuación.
¿Qué es Invoice?
Primero debes saber qué es una invoice para poder emitirla de forma correcta. Es como la factura fiscal que usamos en Latinoamérica y es usado en todo Estados Unidos. Esta se utiliza para realizar el registro oficial de todas las transacciones comerciales que ocurren en una empresa y son vitales para la declaración de impuestos. Puedes generarlas de manera automática o manual.
Aunque puedes generar tus invoices de manera sencilla, seguramente tendrás la necesidad de tener un software local para el control de las ventas. ¿Por qué? Eso debido a que la contabilidad se hace directamente con la cuenta bancaria de la empresa. El software contable hace la conexión de los movimientos con la cuenta de la compañía para extraer todos los datos y hacer el cálculo de las ganancias y reportes mensuales. Así se puede determinar mes a mes si la empresa está generando lucro para poder pagar los impuestos.
En los Estados Unidos existen softwares de gestión como Quickbooks, Freshbooks y Xero. En Globalfy optamos por Xero para todos los clientes y socios, y tú puedes obtener este servicio con nuestro plan Scale. Conoce más aquí.
¿Cómo emitir facturas en EE.UU.?
Ahora que ya sabes que es una Invoice, es bueno que sepas como crearla de forma correcta. Realmente, se puede enviar una factura con un modelo simple de Google Docs o de Word. Puedes buscar un modelo en internet y tenerlo como base para la emisión.
Si te gusta, existen algunos programas que ayudan con el proceso, cómo Invoice Generator. Es gratis y con él puedes hacer las invoices de manera rápida. Para tener lista la invoice, solo llena los campos como: nombre de la empresa, fecha y valor de la venta. Como ves, emitir una invoice es muy simple y puede ser un proceso tan manual o automatizado como quieras.
Tú manejas las emisiones de tus invoices y movimientos financieros. Así que, es vital estar atento al control fiscal de tu empresa.
¿Cómo hacer el control de la contabilidad en EE.UU.?
Ya sabes que no se trata solo de emitir invoices, sino de los procesos fiscales asociados a ella. Por eso, tener el apoyo de expertos o de un software como Xero puede prevenirte muchos dolores de cabeza.
¿Qué es Xero?
Xero fue fundada en 2006 en Nueva Zelanda y cuenta con más de 1.000.000 de clientes en cuatro grandes mercados: Nueva Zelanda, Australia, Reino Unido y Estados Unidos. Con más de 1,200 colaboradores que ofrecen soluciones locales para cada mercado en el que actúa.
La plataforma es 100% en línea y muy intuitiva. Es genial porque va más allá de la creación de una invoice. Te ayudará a tener tus facturas en orden en EE.UU.
Xero es nuestro aliado en Globalfy. Es el software que indicamos para todos nuestros clientes porque les permite emitir invoices de manera fácil y rápida, con la tranquilidad de que toda la información estará guardada allí. Es decir, podrás tener toda la información en un solo lugar y tener todo el control sobre el historial de cobros y pagos.
Ventajas para el control de la contabilidad en EE.UU.
Xero tiene muchas ventajas. El módulo de facturas, por ejemplo, realiza el envío automático al email de sus clientes. Podrás recibir pagos online por Paypal o Stripe. También, es posible crear facturas recurrentes, es decir, automatizar tu proceso de cobro.
De las cosas que más nos gusta, es que se puede programar el sistema para enviar alertas y recordatorios automáticos. Se envían cerca de la fecha de vencimiento o en caso de que no se hayan pagado.
Aún en este módulo, es posible agregar a tus clientes y tener el control con los informes y datos de contacto. Puedes unir el sistema con el CRM y el email marketing que estés usando en tu negocio.
El módulo de facturas sirve muy bien para proveedores de servicios, ventas al por menor en línea o ventas al por mayor. Así, tendrás en orden tus facturas en EE.UU. No es la mejor opción para las ventas al por menor físicos, ya que será difícil tener control. En este caso, nuestro consejo es un POS como el de Shopify, por ejemplo.
Sugerencias sobre el control financiero en EE.UU.
También llamado cuentas por pagar y cuentas por cobrar, el control financiero es un punto vital para tu negocio.
Aquí, Xero puede ser tu gran aliado con el módulo de informes. Esta sección puede ayudarte con la salud financiera de tu empresa, creando informes con los principales status, los cuales te ayudarán a tomar mejores decisiones. Usando la aplicación móvil, puedes acceder al contenido de manera fácil.
La integración del área financiera con los otros módulos, como el de facturas, es un punto fuerte del sistema. Este te permite el acompañamiento de ingresos x costos por proyecto. Además, te da la opción de controlar ingresos futuros.
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Control de equipo e inventario
Es posible hacer el control del equipo a través de Xero, así como el inventario. Con el modelo de pago de empleados (Payroll), puedes hacer el control del equipo, calcular y hacer el pago de los impuestos. Y el control de inventario, es hecho con una integración con las invoices y al módulo de contabilidad.
Contabilidad en EE.UU.
En Latinoamérica, es casi que obligatorio que tengas un contador para tu negocio. Sin embargo, en los Estados Unidos, puedes elegir si deseas hacer la contratación del servicio o no, pero debes tener claro que es más que emitir invoices.
Aunque sientas que puedes hacerlo por tu cuenta, nuestro consejo es que que tenga apoyo de un equipo experto. Este te ayudará a cumplir con las obligaciones y tributos de la empresa. Ten en mente que estarás en un nuevo país y el desconocimiento puede traerte algunos problemas. Tener aliados que te ayuden en este viaje es muy valioso.
Aquí en Globalfy, manejamos el servicio de contabilidad en los Estados Unidos, con el soporte de Xero. Este permite que la cuenta de banco esté unida al sistema. Así, nuestro equipo de contabilidad logrará llevar a cabo la clasificación mensual de tus gastos contables. Mantendrás tus invoices en orden y tendrás una gran salud finaciera en tu negocio. Incluso, podrás ahorras dinero con las deducciones de impuestos. Si estás interesado en este servicio, puedes adquirirlo con la compra de tu plan Scale. Si quiere saber más, ingresa a https://globalfy.com/es/habla-con-ventas/
