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¿Cómo emitir una Invoice en una empresa en USA?

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Invoice es un documento usado para facturar ventas. Entender su funcionamiento y como es hecho en su emisión es necesario para quien va a emprender en suelo estadounidense. 

Emprendedores que desean expandir sus negocios tienen dudas sobre cómo hacer el control de la contabilidad y ventas. Una de las herramientas para el control es el Invoice.

¿Qué és Invoice?

Es un documento como un Cupón Fiscal que usamos en Latinoamérica y es usado en todo el territorio estadounidense. A diferencia de los países latinos, en los Estados Unidos no existe la necesidad de mantener un software local para control de las ventas.

En los Estados Unidos existen diversos programas de gestión de software, como Quickbooks, Freshbooks y Xero. En Company Combo optamos por Xero, y este es el software que indicamos para todos nuestros clientes y socios.

¿Cómo emito una factura en los Estados Unidos?

Ahora que ya sabe que es un Invoice, necesita entender como emitirlo. 

Usted puede enviar una factura con un modelo simple de Google Docs o de Word, por ejemplo y puedes hacer una búsqueda de un modelo de referencia y tener como base para la emisión. 

Si te gusta, existen algunos programas que facilitan el proceso, cómo el software free para hacer las invoices: Invoice Generator. Después de llenar algunos campos, como nombre de la empresa, fecha y valor de la venta, ya tiene la invoice lista. 

Es necesario estar atento al control de la contabilidad de la empresa, pues, la administración de las emisiones de las invoices y movimientos financieros es usted mismo.  

¿Cómo hacer el control de la contabilidad de mi empresa?

Cuando empezar con el control contable de la empresa, una sugerencia es tener un apoyo de profesionales o mismo de un software. En los EE.UU. existen muchas opciones, cómo Quickbooks, Freshbook y Xero.

En Company Combo elegimos trabajar con Xero, software que indicamos para todos nuestros clientes. Este facilita la emisión de invoices y garantizando que toda la información necesaria estará presente y que usted tendrá el control sobre su historial de cobros y pagos.

Xero tiene muchas ventajas. El módulo de facturas, por ejemplo, realiza el envío automático al correo electrónico de sus clientes. También, usted podrá recibir pagos online por Paypal o Stripe. También es posible crear facturas recurrentes, es decir, automatizar su proceso de cobro.

Una de las características que más nos gusta, es la posibilidad de programar el sistema para enviar alertas y recordatorios automáticos cerca de la fecha de vencimiento o en caso de que no se haya pagado.

Aun en este módulo, es posible registrar sus clientes y mantener el control sobre la información, como informes y datos de contacto. Puede conectar el sistema con las herramientas de CRM y email marketing. 

El módulo de facturas funciona muy bien para los proveedores de servicios, las ventas al por menor en línea o a los mayoristas. No es la mejor opción para los minoristas físicos. En este caso, recomendamos un POS como el de Shopify, por ejemplo.

Sugerencias sobre el control financiero

También conocido como cuentas por pagar y cuentas por cobrar, el control financiero es punto fundamental para su negocio.

Aquí, Xero puede ser su gran aliado con el módulo de informes, área en qué puede acompañar la salud financiera de su empresa creando informes personales y usando la aplicación móvil para acceder a la información con facilidad. 

La integración del área financiera con los otros módulos, como el de facturas, es un punto fuerte del sistema, permitiendo el acompañamiento de ingresos x costos por proyecto, además de la posibilidad de controlar ingresos futuros.

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Control de equipo e inventario 

Vale recordar que es posible hacer el control del equipo a través de Xero, así como el inventario.

Con el modelo de pago de empleados (Payroll) disponible en el software, usted puede hacer el control completo del equipo de empleados, calcular y hacer el pago de los impuestos. 

Y el control de inventario, es hecho con una integración con las invoices y al módulo de contabilidad.

Contabilidad en los EE.UU.

En Latinoamérica no es obligatorio que tenga un contador para su negocio, pero, en los Estados Unidos, el empresario puedes elegir si desea hacer la contratación del servicio o no. 

Aunque esté dentro de sus facultades es recomendable que tenga apoyo de un equipo profesional que ayudará en el cumplimiento de las obligaciones y tributos de la empresa. Tenga en miente que usted está emprendiendo en un nuevo país y tener aliados que lo ayuden en este viaje es muy importante.

Aquí en Company Combo, ofrecemos el servicio de contabilidad en los Estados Unidos y para eso tenemos el soporte de Xero. El software permite que la cuenta de banco esté integrada al sistema así nuestro equipo de contabilidad logrará llevar a cabo la clasificación mensual de sus asientos contables.

¿Quién es Xero?

Xero fue fundada en 2006 en Nueva Zelanda y cuenta con más de 1.000.000 clientes en cuatro grandes mercados: Nueva Zelanda, Australia, Reino Unido y Estados Unidos. Con más de 1,200 colaboradores que ofrecen soluciones locales para cada mercado en el que actúa.

La plataforma es 100% en línea y muy, muy intuitiva.

Para más informaciones, haga contacto con nosotros en: www.companycombo.com/es/contact 

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