Contabilidade nos Estados Unidos: Como funciona?

O que você irá encontrar nesse artigo:

Se você empreende ou pensa em empreender nos EUA, certamente já ouviu alguém dizer que a contabilidade aqui é muito mais simples do que em outros países. Empresas como a Globalfy oferecem o serviço de contabilidade nos Estados Unidos com atendimento em português.

Na verdade, a contabilidade em si é basicamente a mesma no mundo todo, mas vamos explicar aqui as principais diferenças e vantagens que temos nos Estados Unidos.

Pessoa fazendo contabilidade nos Estados Unidos

Integração da conta bancária direto com o sistema contábil

Aqui os sistemas contábeis se integram diretamente à conta corrente da empresa, sendo possível ter acesso às movimentações bancárias quase que em tempo real.

Essa tecnologia facilita muito o nosso trabalho, já que podemos fazer diversos processo de contabilidade nos Estados Unidos, como classificação das transações e solicitar os comprovantes e invoices, de forma pró-ativa sem aguardar até o final do mês ou sem que o empreendedor precise nos enviar os extratos primeiro.

Um outro ponto é que a maioria das pequenas empresas nos EUA – com faturamento abaixo de 25 milhões em 3 anos – utiliza o Regime de Caixa (Cash Basis) para fazer a sua apuração de impostos.

E o que é Regime de Caixa?

É quando você paga os impostos de acordo com a data de recebimento da venda ou serviço, e não de acordo com a data em que gerou a Invoice. Essa acaba sendo uma grande vantagem no caso das vendas à prazo, já que não é necessário desembolsar os impostos antes de receber do cliente.

Por outro lado, se você trabalha com uma movimentação alta de compra e venda de produtos, pode ser mais interessante trabalhar com o Regime de Competência (Accrual Basis) – quando considera a data de compra e venda, independente da data de pagamento -, pois ele facilita o controle do Contas à Pagar e Receber da empresa.

Seu Bookkeeper ou Accountant, profissional responsável pela sua contabilidade nos Estados Unidos, podem lhe auxiliar nessa decisão.

Emissão de Invoices

Aqui nos EUA não é obrigatório que a sua Invoice seja um documento oficial e nem tampouco que ela acompanhe as mercadorias em trânsito.

Você pode fazer a emissão da Invoice no próprio Word desde que contenha os campos necessários (dados do cliente, do produto, do pagamento, etc).

Em relação ao transporte de mercadorias, como não há barreiras ou tributação nas vendas entre os Estados, você pode enviar a Invoice eletronicamente direto para o seu cliente, sem a necessidade de manter uma cópia física junto aos produtos.

Isso facilita, e muito, o e-commerce americano.

Relatórios contábeis

Pagamento dos Impostos sobre o Lucro

Um outro ponto bem interessante é que aqui nos EUA o Imposto de Renda é calculado sobre o Lucro da empresa, nunca sobre o faturamento bruto.

Creio que esta seja a forma mais justa de tributação, já que enquanto não houver lucros não há impostos e você ainda pode utilizar aquele “prejuízo” que teve no início da empresa (enquanto ainda fazia os investimentos iniciais) para reduzir seu imposto à pagar nos anos seguintes.

Diferença entre Bookkeeper, Accountant, CPA, Tax Preparer e Enrolled Agent

Sim, se no seu país você está acostumado à ter apenas um profissional cuidando de todos os seus assuntos relacionados a impostos e contabilidade, nos Estados Unidos existe um profissional especializado em cada função, e eu vou tentar explicar um pouquinho melhor cada um deles:

Bookkeeper

O bookkeeper é o profissional que mantém os registros contábeis da empresa.
Compra, venda, conciliação bancária e, quando trabalhando internamente nas empresas, também o contas à pagar e receber.

Accountant

O Accountant faz o trabalho analítico dos resultados da empresa.

Ele utiliza os relatórios de contabilidade nos Estados Unidos como base para o planejamento tributário, ações estratégicas, projeções financeiras, acompanhamento do orçamento previsto e realizado, etc.

CPA – Certified Public Accountant

O CPA é um contador certificado e sua atuação se limita ao(s) estado(s) onde for registrado.

Além das funções já mencionadas anteriormente, o CPA também prepara declarações fiscais para empresas e indivíduos, representa contribuintes perante o IRS para auditorias e outros assuntos, e é o profissional que pode assinar os reports contábeis das empresas negociadas na Bolsa de Valores americana.

Tax Preparer

O Tax Preparer é o profissional especialista no preparo das declarações de Imposto de Renda Federal e Estadual.

IRS Enrolled Agent

O IRS Enrolled Agent é a credencial mais alta concedida pelo IRS e possui direitos ilimitados para representar os contribuintes perante o IRS em todo o país.

Da mesma forma que o CPA, também é necessário se submeter à testes e estatutos específicos para manter a credencial.

No entanto o Enrolled Agent é focado nas questões tributárias e fiscais, e assim como advogados e contadores públicos certificados (CPAs), não têm restrições quanto a quais contribuintes podem representar e que tipos de questões tributárias podem lidar.

Todos os profissionais envolvidos no preparo do Imposto de Renda (sejam eles Accountants, CPAs, Enrolled Agents ou Tax Preparers) precisam participar de treinamentos anuais de reciclagem e atualização para que mantenham suas licenças ativas junto aos órgãos emissores.

Quando contratar um contador nos EUA?

Aqui nos EUA não é obrigatório que tenha um contador, como em alguns países na América Latina, principalmente o Brasil. Entretanto é interessante que tenha o suporte de um serviço de contabilidade nos Estados Unidos especializado para apoiar a sua operação. Até porque, como falamos acima o imposto nos EUA é pago somente no lucro líquido, logo, é importante contar com alguém especializado para orientá-lo quanto às deduções permitidas, reduzindo os impostos e ter a assessoria full time de alguém especializado em empresas de tecnologia, comércio internacional e e-commerce para sanar as suas dúvidas e acompanhar o crescimento da sua empresa é fundamental!

Um outro ponto é que caso você opte por rodar os primeiros meses da empresa sem um acompanhamento contábil, é importante que faça mesmo assim o controle das entradas e saídas da sua conta bancária (pode ser feito em uma planilha ou utilizando sistemas como o Xero), pois no momento em que fizer a contratação de um contador, ele irá solicitar o seu “balanço inicial” para que possa seguir com a contabilidade dali pra frente.

Nossa recomendação é de que você contrate o serviço de bookkeeping quando for iniciar as movimentações da empresa, para que tenha a orientação necessária e possa fazer as coisas da forma correta desde o início.

Uma informação interessante para considerar é que algumas empresas de contabilidade nos Estados Unidos não preparam as declarações anuais para clientes que não possuem o serviço contábil mensal contratado.

Profissional trabalhando com contabilidade nos Estados Unidos


Além de saber como funciona a estrutura de contabilidade nos Estados Unidos, é importante também conhecer mais sobre os impostos do país. Ter uma empresa nos EUA pode representar vantagens fiscais para sua operação global.

Todos esses serviços estão inclusos nos planos Scale e Essential da Globalfy. Com um desses planos, você terá a tranquilidade de expandir seu negócio para o mercado americano enquanto tomamos conta da parte burocrática.

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