El Formulario 1099-NEC es una obligación fiscal sumamente importante para empresas que contratan prestadores de servicios en los Estados Unidos. Emitido por el IRS (la Agencia Tributaria de EE. UU.), debe enviarse siempre que realices pagos a ciertos tipos de contratistas, ya sean personas físicas o jurídicas, que sean residentes fiscales en EE. UU.
¿En qué casos debo emitir un Formulario 1099-NEC a mi proveedor?
Tu empresa debe emitir un 1099 al prestador de servicios independiente si:
– Pagaste USD $600 o más durante el año a un prestador de servicios (la compra de productos físicos no requiere reporte).
– El prestador es independiente (contractor), no un empleado.
– El prestador de servicios es una persona física o jurídica con domicilio en los Estados Unidos y te ha enviado un formulario W-9.
– El prestador de servicios no es una C Corporation o S Corporation (con algunas excepciones).
– El pago no fue realizado mediante tarjeta de crédito o plataformas digitales (PayPal, Stripe, Venmo, etc.), ya que estos proveedores deben emitir el formulario correspondiente (normalmente el 1099-K) directamente al prestador de servicios.
¿Cuál es el plazo de entrega?
El Formulario 1099-NEC es una obligación anual y debe enviarse antes del 31 de enero del año siguiente a los pagos realizados. Una copia se envía al prestador de servicios y otra directamente al IRS.
¿Qué ocurre si no lo entrego o si lo entrego fuera de plazo?
La falta de entrega o la entrega tardía del Formulario 1099-NEC puede generar multas significativas por parte del IRS, las cuales varían según el tiempo de retraso y la cantidad de formularios no enviados. Además, el incumplimiento puede acarrear complicaciones fiscales para tu empresa.
¿Qué información necesito de mi prestador de servicios para emitir el formulario?
Para preparar un 1099, necesitas:
– Un formulario W-9 proporcionado por el prestador de servicios.
– El monto total pagado durante el año fiscal a través de transferencias bancarias, efectivo, ACH, cheques, Zelle o aplicaciones similares.
¿Cómo emitir el Formulario 1099-NEC?
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Si eres cliente del plan Scale de Globalfy, no necesitas preocuparte: nosotros nos encargamos de todo el proceso para tu empresa. Si aún no eres cliente Scale, ponte en contacto con nosotros para poder orientarte de manera más precisa según tu caso.
¿Y si tu empresa RECIBE un formulario 1099-K en lugar de emitirlo?
Hasta ahora vimos cuándo tu empresa debe emitir un 1099-NEC a un prestador de servicios. Pero existe otra situación, en sentido inverso: que tu empresa reciba un 1099-K de una plataforma de pago como Stripe, PayPal u otro procesador.
Cada año, las plataformas de pago están obligadas a reportar al IRS a los clientes que hayan recibido más de US$5.000 durante el año fiscal. Esto se hace a través del Formulario 1099-K: una copia se transmite al IRS y otra se envía, generalmente por correo electrónico, al cliente. Aunque la obligación de reporte comienza a partir de los US$5.000 anuales, muchas plataformas optan por reportar a todos sus clientes, independientemente del monto recibido.
Recibir un 1099-K no significa automáticamente que debas pagar impuestos en EE. UU. El formulario es solo uno de los documentos que ayudan al gobierno a cruzar datos, pero no determina por sí solo si existe una obligación tributaria real.
Lo que sí cambia es tu obligación de declaración: si tu empresa recibe un 1099-K, además de presentar el Formulario 5472, también será necesario presentar el Formulario 1040NR con el Schedule C. Si tu empresa NO recibe un 1099-K, probablemente solo tendrás que presentar el Formulario 5472 junto con el 1120.
En resumen, la diferencia clave entre los dos formularios de la serie 1099 más comunes:
- 1099-NEC — tu empresa lo emite a prestadores de servicio independientes a los que pagó US$600 o más en el año;
- 1099-K — tu empresa lo recibe de plataformas de pago cuando factura más de US$5.000 en el año a través de ellas.
Si tienes dudas sobre cuál aplica a tu caso o cómo declarar correctamente cualquiera de los dos, en Globalfy nos encargamos de la contabilidad y los impuestos de tu empresa en EE. UU. Habla con nuestro equipo de expertos.
Si eres cliente del plan Essential o Starter, puedes contratar nuestro soporte directamente desde nuestra Plataforma. Debes enviar el formulario W-9 de tus prestadores de servicios y nosotros nos encargaremos del resto. El costo es de $100 para el primer formulario contratado y $50 por cada formulario adicional. El plazo para contratar este servicio es el 15/01/26.
A través de tu cuenta en Mercury:
La fintech Mercury permite emitir formularios 1099-NEC directamente desde su plataforma, con diferentes tarifas. Al tratarse de una plataforma independiente, nuestro equipo no podrá brindar soporte durante el proceso.
A través de software en línea:
Existen diversos programas en línea que facilitan el proceso de emisión de formularios de manera digital y en formato de autoservicio.